Come organizzare un meeting aziendale

Oggi parliamo di meeting aziendali. Si tratta di incontri di lavoro organizzati per uno specifico motivo. Può essere il bisogno di aggiornare i propri dipendenti sulle strategie dell’azienda (in questo caso può servirvi un noleggio ledwall), il dover informare su situazioni importanti che riguardano tutti, pianificare la strategia del nuovo anno…

 

Esistono davvero tanti motivi per cui potrebbe servirvi organizzare un meeting aziendale. Le cose da valutare prima di tutto sono le seguenti:

 

  • Di cosa dovete parlare durante il meeting? In base all’argomento avrete bisogno di strumenti diversi. Una riunione per fare il punto della situazione non è uguale a una formazione aziendale o al lancio di nuovi servizi. Ognuna di queste capite bene, richiede un’organizzazione diversa.
  • Quanti sono i partecipanti? In base al numero di persone avrete bisogno di un luogo più o meno ampio per organizzare il meeting.
  • Quanto dura? Se prevedete un meeting di 8 ore dovrete fornire comodità non necessarie per uno che dura solo un’ora. Come organizzare pause caffè e offrire magari un buffet.

 

A questo punto dovete scegliere il luogo dove si terrà il meeting. Fissate l’ora e il luogo d’incontro e abbiate cura di informare tutti quelli che devono partecipare. Voi però dovete preparare tutto prima con le tecnologie di supporto che vi servono, il posizionamento delle sedie, dei banchi che potrebbero servirvi etc. Dovete creare un luogo funzionale. Le persone devono poter ascoltare bene ed essere sentite a loro volta.

 

Preparate un piano per la riunione, scandite i punti da affrontare in base all’importanza e per ognuno preparate il materiale che vi serve, come le tabelle, i grafici… Fissate un tempo massimo per ogni punto, tenendo in considerazione anche delle possibili domande. Il confronto infatti in questi meeting è molto importante e tutti quanti devono avere l’opportunità di intervenire, favorevole un bel clima rilassato. Se le persone che parlano vengono attaccate e criticate ecco che poi nessuno parlerà più e sarà persa la vera essenza di questo incontro. Non dimenticatevi la pausa caffè di tanto in tanto e di spezzare un po’ l’atmosfera tesa con qualche conversazione un po’ più leggera.